E-Rechnung: Was kleine Betriebe jetzt wissen müssen

Was eine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die elektronisch übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. In Deutschland übliche Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Beide beruhen auf der europäischen Norm EN 16931.

Empfangen: seit 2025 für alle Unternehmen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht laut BMF bereits ein E-Mail-Postfach. Das gilt auch für Kleinunternehmer.

Ausstellen: Übergangsfristen

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung ausstellen, z. B. als PDF mit Zustimmung des Empfängers oder auf Papier. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist bis Ende 2027.

Ausnahmen

Auch künftig muss in bestimmten Fällen keine E-Rechnung ausgestellt werden:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
• Fahrausweise
• Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG
• Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, z. B. viele Vereine
• Bestimmte Grundstücksleistungen an Endverbraucher

Unser Stand

Wir bereiten die Erstellung von XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931 vor, einschließlich Prüfung der Dateien. Wir schalten diese Funktion erst frei, wenn Erstellung und Validierung nachweislich funktionieren. Bis dahin erstellt unser Programm PDF-Rechnungen, also sonstige Rechnungen.

Häufige Fragen